Datenschutzerklärung für Geschäftspartner, Besucher und interessierte Personen

Zum Zwecke der Kommunikation, des Austauschs von Informationen und Dienstleistungen sowie zu anderen Zwecken, die mit einer geplanten oder bereits existierenden Geschäftsbeziehung einhergehen, werden personenbezogene Daten benötigt, z.B. Name, Kontaktdaten oder Funktion betroffener Personen.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten geschieht über die Nutzung unserer Onlinedienste,
im Zusammenhang mit Registrierungsprozessen oder einer persönlichen Bereitstellung von Daten, z.B. durch die Aushändigung einer Visitenkarte, durch Unternehmen, z.B. wenn Kontaktinformationen von deren zuständigen Personen zur Verfügung gestellt werden.

Dies geschieht sowohl in Übereinstimmung mit gesetzlichen Bestimmungen als auch mit den persönlichen Rechten der betroffenen Personen. Betroffene haben das Recht, Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten,  die Löschung oder Berichtigung ihrer Daten zu fordern oder eine Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Folglich können auf diesen Daten basierende Dienste nicht weiter genutzt werden. Betroffene können Fragen und Beschwerden jederzeit an die Aufsichtsbehörde ihres Landes oder an den Datenschutz-beauftragten richten:

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten Herrn Simon P. Parl, Dipl.-Wjur. (FH) wie folgt: 

arbeitgeber ruhr GmbH
- Büro Bochum -
Königsallee 67

44789 Bochum                                                                    

Tel.: 0234 / 588 77 ‐38
Fax: 0234 / 588 77 ‐70
Mail: parl@agv‐bochum.de

1. Datenumfang
Folgende Daten können von Ihnen erhoben, gespeichert und verarbeitet werden:
a. Identifikationsdaten, z.B. Name, Geschlecht, nationale Identifikationsnummer (LKW-Fahrer), Geburtsdatum und -ort, Fotografien oder andere visuelle Bilder (einschließlich Video-Aufnahmen), User-ID (bei Emailverkehr)
b. Adressen und Kontaktdaten, z.B. Arbeitsadresse, Postanschriften, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Organisationsdaten wie Firma / Organisation, Abteilung, Funktion
c. Zeit und Anwesenheit, z.B. bei Aufenthalt im Werksgelände oder bei Ausführen von Dienstleistungen
e. Benötigte und nachgewiesene Befähigungen und Qualifikationen, Aktivitäten, Aufgaben und Einsätze, z.B. für Projekte 

2. Zweck
Ihre Daten können für folgende Zwecke verwendet werden:
Betriebliche Zwecke
Identifikation und Autorisierung
Kommunikation, z.B. zur Klärung von Fragen oder Terminen und zum Austausch von Informationen 
Dokumentation von Aktivitäten, z.B. Arbeitseinsätze, Meetings, Events und Vereinbarungen
Beschwerdemanagement

Zusätzlich können personenbezogene Daten von Besuchern und Personen, die Dienstleistungen angefordert haben oder mit denen bereits eine Beziehung besteht (Nachbarschaft, Medienvertreter), genutzt werden für:
Bereitstellung von Informationen und angefragten Services, z.B. Newsletter
Überwachung unseres Geländes und Sicherheitsüberprüfungen

Personenbezogene Daten von Geschäftspartnern, z.B. Lieferanten, Kunden, Vertragspartnern, Dienstleistern oder Partnern, können zusätzlich genutzt werden für:
Abwicklung von Transaktionen, z.B. Zahlung, Rechnungserstellung und Vertragsmanagement
Logistik, z.B. Transport
Autorisierungs- und Identifizierungsmanagement für elektronische Verfahren, inklusive technischer Support und Troubleshooting 
Administrative Kommunikation, z.B. Verkaufsförderung oder Produktentwicklung 
Überwachung, Kontrollen und Umfragen

Eine bereits abgegebene Einwilligung in die Nutzung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. 

3. Verarbeitungsgrundsätze
Arsol Aromatics gewährleistet die Umsetzung angemessener technischer und organisatorischer Maßnahmen zur Datensicherheit durch interne Regelungen und - wenn die Daten von einem externen Dienstleister verarbeitet werden - durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen.
Bitte achten Sie darauf, dass Ihre Daten immer aktuell und korrekt sind, z.B. indem Sie relevante Änderungen mitteilen oder – wenn möglich – selbst vornehmen.
Fragen zum Umfang, der Berichtigung oder der Löschung Ihrer Daten sowie zu Auskunftsersuchen können mit dem Datenschutzbeauftragten geklärt werden.

4. Datenweitergabe
Unter Beachtung der gesetzlichen Bestimmungen und der bestehenden internen Regelungen können in folgenden Fällen die für den jeweiligen Zweck benötigten Daten an andere interne und externe Stellen weitergegeben werden:
Betriebliche Zwecke
- an Dienstleister/Auftragsverarbeiter
Melde- und Auskunftspflichten
- an Behörden und andere staatliche Stellen
Klärung von Ansprüchen und Beschuldigungen 
- an Anwälte, Gerichte und andere staatliche Stellen und Behörden 

5. Datenspeicherung
Ihre Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zweckes und zur Erfüllung regulatorischer Vorgaben notwendig ist, in der Regel für die Dauer des jeweiligen Vertragsverhältnisses einschließlich einer evtl. geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Die personenbezogenen Daten von Geschäftspartnern werden in der Regel 10 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme gelöscht. Bei anderen Personen, z.B. Besuchern, werden die Daten 5 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme oder auf Anfrage gelöscht.
Die Löschung der Daten geschieht im Rahmen der von den Prozessverantwort-lichen festgelegten Löschroutinen.

6. Überwachung und Untersuchung
Zum Schutz gegen die unterschiedlichen Bedrohungen unserer IT – z.B. durch Schadsoftware, Hacker-Angriffe, Spam – und des geistigen Eigentums (Intellectual Property) werden unterschiedliche Verfahren eingesetzt, bei denen die ausgetauschten Informationen beispielsweise auf Viren, und die Verbindungsdaten auf Auffälligkeiten untersucht werden. Bei entdeckten Auffälligkeiten können die betreffenden Dokumente und Verbindungsdaten analysiert werden.

Zur Einhaltung bestehender Liefer- und Zahlungsrestriktionen – etwa in verschiedenen staatlichen Listen aufgeführten Unternehmen und Personen – kann ein Abgleich der vorhandenen Daten gegen diese Listen erfolgen.

Darüber hinaus kann in Verdachtsfällen, die beispielsweise über die Compliance-Hotline gemeldet werden, bei behördlichen Ermittlungen und zur Abwehr von Forderungen gegen Arsol Aromatics eine Untersuchung und ggf. die Herausgabe von Daten und Unterlagen zu den betreffenden Personen notwendig sein.

In allen Fällen werden unsere internen Regelungen, die gesetzlichen Vorgaben und die Persönlichkeitsrechte der Betroffenen beachtet.

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